¿Cómo fortalecer capacidades de Gestión de Proyectos Sociales?

EL PM4R (por sus siglas en inglés) o Gestión de Proyectos Para Resultados es una iniciativa del Banco Interamericano de Desarrollo para fortalecer las capacidades de gestión de proyectos en la región de América Latina y el Caribe, y así poder lograr los resultados y productos de los proyectos dentro del presupuesto y del tiempo planificado.

La metodología PM4R se denomina de esta forma por su significado “Project Management for Results” y es una metodología desarrollada por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) que provee de las herramientas esenciales conforme a las buenas prácticas internacionales, para lograr el éxito de los proyectos de desarrollo en sus diferentes elementos de tiempo, costo y calidad.

PM4R y otras prácticas

La metodología de las 7 herramientas es totalmente compatible con cualquier otra metodología o conjunto de prácticas en gestión de proyecto, ya que comparte el uso de herramientas que son ampliamente aplicadas en este campo. Lo que hace la metodología PM4R es que las estructura en un orden lógico que permite mejorar su asimilación y entendimiento, aplicándose específicamente en proyectos de desarrollo.

5 Pasos para el desarrollo del plan PM4R Agile

• Análisis de los elementos existentes de planificación del proyecto
  Se comienza con la formación de equipos de trabajo, usualmente por componente, de acuerdo con los roles de PM4R Agile. Una vez formados los equipos, éstos realizan el análisis de los elementos existentes de planificación del proyecto, como el plan del proyecto (PEP, POA en el caso del BID), la Estructura Desglosada del Trabajo (EDT), el cronograma, la curva S, etc. Si no se cuenta con la EDT, el equipo, con la facilitación de los expertos PM4R Agile, tiene que desarrollarla, ya que es la base para la selección de los trabajos prioritarios que se incluirán en el plan PM4R Agile. Si el componente con el que se está trabajando ya está en ejecución, sólo se consideran los trabajos que no se han hecho para incluirlos en la EDT.
  El resultado de este paso es la EDT revisada/mejorada.

• Selección de los trabajos prioritarios
  Una vez que ya se analizaron los elementos existentes de planificación del proyecto y se cuenta con una EDT revisada/mejorada, el equipo, con la colaboración del dueño del producto y el súper líder ágil, selecciona los trabajos a realizar para los próximos tres meses. Estos trabajos deben tener tres características:- Prioritario
  – Crítico
  – Alcanzable

Si un trabajo no tiene estas tres características, no debe seleccionarse. También es fundamental que los trabajos seleccionados tengan un peso significativo en el presupuesto o estén en la ruta crítica. Así como un resposable que sea parte del equipo que esté presente durante este proceso.El resultado de este paso es un conjunto de paquetes de trabajo priorizados.

• Desarrollo del plan PM4R Agile
  Se recomienda que el plan PM4R Agile comprenda un horizonte de planificación de tres meses. Estos tres meses se organizan en 6 sprints de dos semanas cada uno. Para su realización, el equipo de trabajo se reúne para determinar cuáles elementos del conjunto priorizado de paquetes de trabajo serán desarrollados y entregados en cada sprint. Si un paquete de trabajo tiene una duración estimada mayor a dos semanas, es decir, un sprint, éste deberá descomponerse en elementos más pequeños.La forma sugerida de hacer el plan, es dibujando seis columnas en la pared representando los seis sprints. A cada sprint se le coloca la fecha de inicio y de fin y luego, los miembros del equipo colocan los paquetes de trabajo, representados por post its, en cada una de las columnas. Es importante que la carga de trabajo en cada sprint esté balanceada, ya que hay una tendencia de programar más trabajo en los sprints iniciales y finales.Una vez colocados los paquetes de trabajo en los sprints, el equipo de trabajo valida con el dueño del producto y el líder ágil el plan. Es fundamental que el plan sea realista, ya que representa un compromiso que todo el equipo debe cumplir.El resultado de este paso es el plan PM4R Agile.

• Asignación de responsabilidades
  Cuando el equipo ha validado con el dueño del producto y el líder ágil el plan PM4R Agile, se asignan las responsabilidades para cada paquete de trabajo. Esto se puede llevar a cabo escribiendo en post its más pequeños los nombres de los responsables y colocándolos en los paquetes de trabajo correspondientes. Es muy importante que no se le asigne una responsabilidad a alguien que no esté presente, y si ese fuera el caso por excepción, el equipo se debe comprometer a informar a esa persona acerca de la responsabilidad que se le asignó y validar con el líder ágil correspondiente que fue aceptada.El resultado de este paso es el plan PM4R Agile con asignación de responsabilidades.

• Implementación del plan PM4R Agile
  Una vez desarrollado el plan PM4R Agile para los próximos tres meses, lo que sigue es llevar a cabo el trabajo comprometido para cada sprint.Tal como se vio en el capítulo 3, en este proceso deben participar el equipo, el líder ágil y si es el caso, los contratistas. Las técnicas que se utilizan para realizar el trabajo son: reuniones, criterio de expertos y comunicación. El resultado de la ejecución del sprint es el conjunto de entregables.

Se sugiere utilizar un tablero como el siguiente que es una adaptación del método Kanban, que a su vez se deriva del sistema de producción lean desarrollado en Toyota. “Kanban” es una palabra Japonesa que significa “tablero”. Este tablero muestra los paquetes de trabajo en cada etapa del proceso de “producción” definido por el equipo:

En la primera columna se colocan todos los paquetes de trabajo del sprint. Una vez que se inicia el sprint, los paquetes de trabajo se van moviendo a través de las siguientes columnas de acuerdo con el avance que se tenga como lo indica la flecha de flujo de valor. Por ejemplo, si un paquete de trabajo se ha iniciado, deberá estar en la columna “en proceso”. Si un paquete de trabajo ya se terminó y está siendo revisado o está en aceptación (autorización), se coloca en la columna “en verificación/aceptación”. Finalmente, cuando un paquete de trabajo ha sido verificado o aceptado, se coloca en la columna “completado”. La idea es que al final del sprint, todos los paquetes de trabajo que estaban en la primera columna, se encuentren en la última, es decir, que estén completados. Si por excepción, al final del sprint algún paquete de trabajo no se ha completado, deberá programarse en el próximo sprint. Esta situación no debería repetirse de sprint en sprint, ya que ocasionaría que se vaya acumulando el trabajo a realizar al final del plan, con el consecuente incumplimiento del mismo.

Se recomienda que en el primer momento que se presente esta situación, el líder ágil solicite apoyo al súper líder ágil, ya que la razón por la cual un paquete de trabajo no se ha completado en un sprint, generalmente tiene que ver con decisiones que se deben tomar y que están fuera del ámbito de autoridad del equipo.

         El resultado de este paso es el conjunto de entregables del sprint

En la metodología PM4R Agile sí se hace seguimiento y control, pero reducido a su mínima expresión. Es decir, sólo el necesario y realizado por el equipo, que como se mencionó anteriormente, debe ser auto dirigido y auto controlado. El enfoque debe ser a la adaptación y mejora continua, es decir, en lugar de sólo encontrar errores mediante la inspección para corregirlos, el equipo aprende y mejora el proceso con el cual produce los entregables en cada sprint. Con este tablero, además de mostrar gráficamente y de manera muy sencilla el flujo de los paquetes de trabajo, se puede controlar la cantidad de trabajo en proceso (segunda columna). Cuando el trabajo se empieza a acumular en esta columna, significa que se ha creado un cuello de botella y hay algo que le impide al equipo seguir progresando. Este es un buen indicador para que el equipo identifique problemas o impedimentos y sea más productivo. Estos problemas o impedimentos, se le tienen que comunicar al líder ágil para que los gestione y se resuelvan.

El seguimiento y control ágil se da en dos momentos: durante la ejecución del sprint y al finalizar el mismo.

Finalmente, estos 5 pasos se pueden repetir en ciclos de tres meses hasta completar el proyecto.