Claves para la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es la forma más eficiente de pasar de las ideas a la acción y alcanzar objetivos de manera concreta en un contexto donde organizaciones, empresas e instituciones deben enfrentarse a desafíos ineludibles. No conocer esta información trae problemas: según el informe del Project Management Institute (PMI)¹, las organizaciones que subestiman la gestión de proyectos como una competencia estratégica para impulsar el cambio demuestran un 67% de fracaso en sus proyectos. Por otro lado, en el mismo informe se concluye que el 11.4% de la inversión en las organizaciones se desperdicia debido a un desempeño deficiente en los  proyectos.

Ahora bien, esta práctica es efectiva cuando se implementa con pericia. Esto quiere decir de manera productiva, contemplando los recursos existentes y los tiempos pautados. Requiere agilidad, habilidades para el liderazgo y conocimientos técnicos para ser exitosa y alcanzar los resultados propuestos. Descubre las ventajas y el impacto de esta práctica en esta nota.

¿En qué consiste la gestión de proyectos?

Tal como explica Diego Rojas, doctor en Gestión de Proyectos y consultor empresarial, esta práctica consiste en “una unión temporal de esfuerzos con el propósito de generar un producto, servicio o resultado único que lleve a la solución de una necesidad puntual que hemos identificado al momento de la formulación o estructuración”. Como tal, demanda una serie de conocimientos y habilidades tan específicos como diversos que son cruciales para lograr una implementación exitosa y, por ende, alcanzar los resultados esperados. La gestión de proyectos aplicada con pericia también contempla que la implementación se dé dentro del tiempo (cronograma), el costo (presupuesto), el alcance y la calidad planificados.

¿Por qué es valiosa la gestión de proyectos?

Retomando lo mencionado, la gestión de proyectos se ha convertido en una práctica central en la actualidad y eso es debido a las ventajas que otorga. Una organización que trabaje a través de la gestión de proyectos logrará:

• Maximizar su capacidad operativa. Las actividades están planificadas, ordenadas y coordinadas. El proceso es claro y eficiente, entonces permite reducir tiempos y costos.
• Evitar riesgos. El trabajo planificado reduce la posibilidad de imprevistos y, a su vez, un equipo organizado es más resiliente y resolutivo ante los errores.
• Mejorar la reputación. Sea cual sea la institución en el marco de la cual se gestione el proyecto, esta forma de trabajar le permitirá brindar productos o servicios de manera eficiente, dándole un valor agregado a su imagen.

3 aptitudes indispensables para un gerenciamiento eficiente

El saber hacer enfocado en la gestión de proyectos incluye un abanico de habilidades duras y blandas indispensables. Podemos reunir estos conocimientos en tres grupos de aptitudes:

Agilidad. La gestión de proyectos, sobre todo en entornos cambiantes y complejos, debe ser ágil, es decir, flexible y resiliente para lograr resultados. En este sentido, es valioso trabajar en ciclos cortos que permitan agregar valor y promuevan la mejora continua y fomentar el aprendizaje, la resiliencia y la acción frente a cambios y errores.

Liderazgo. Si no hay una buena interrelación entre las personas que conforman el equipo de trabajo del proyecto, este se verá entorpecido aunque su planificación técnica sea excelente. Todo proyecto requiere un líder con habilidades interpersonales como la comunicación, desarrolladas a fin de ejercer el liderazgo efectivo para lograr los resultados esperados del proyecto. 

Conocimientos técnicos. La gestión de proyectos demanda el uso de una combinación de herramientas y técnicas derivadas de buenas prácticas y estándares internacionales para asegurar el logro de los objetivos específicos. Es decir, que para gestionar proyectos se requieren facultades de planificación y gerencia, así como para el manejo de herramientas para medir resultados. 

Un ejemplo de formación que brinda estas aptitudes es la metodología PM4R del Banco Interamericano de Desarrollo, que brinda una capacitación sólida para que los project managers puedan responder a su labor con pericia. Esta metodología comprende 3 certificaciones: PM4R Leadership, PM4R Professional y PM4R Agile. A su vez, la combinación de las mismas permite obtener la certificación PM4R Expert, la cual evidencia una formación completa en gestión de proyectos.

Por otra parte, un gerente de proyectos puede darle un plus a su preparación especializándose para enfocar sus proyectos a un campo específico. En este caso, la formación debe ampliarse y focalizarse en el área en la cual quiere impactar con sus proyectos. De esta manera la gerencia no solo se beneficia por la efectividad de la gestión sino por la pertinencia de las acciones y decisiones. Así, un gerente de proyectos puede especializarse en proyectos de ODS, de educación o de cooperación internacional. 

¿Qué herramientas y metodologías requiere la gestión de proyectos?

Así como la gestión de proyectos demanda aptitudes específicas, también existe un abanico de metodologías que pueden aplicarse durante el proceso. Dado que los proyectos pueden implementarse en cualquier organización de cualquier rubro, los project managers deben seleccionar las metodologías específicas para cada proyecto, acordes al contexto.

En este sentido, un gestor de proyectos debe formarse continuamente para estar a la vanguardia y disponer de los conocimientos necesarios para la gestión. Sobre esto profundiza Agustín Sarría Ortí, especialista en Conocimiento y Aprendizaje del Banco Interamericano de Desarrollo:

Por otro lado, existen múltiples herramientas que un gestor de proyectos puede utilizar para lograr una implementación eficiente. En la actualidad, las mejores herramientas vienen de la mano de la inteligencia artificial, que combina los instrumentos conocidos con la automatización y la reducción de errores, costos y tiempos.

Estas herramientas y aptitudes combinadas y bien implementadas colaboran notablemente con la eficiencia de la gestión.

¿En qué organizaciones se pueden gestionar proyectos y con qué finalidad?

En la actualidad la gestión de proyectos se implementa en empresas, instituciones públicas o privadas, gobiernos y organizaciones no gubernamentales, por mencionar algunos ejemplos. Dada la naturaleza de esta práctica, su finalidad siempre es brindar respuestas a un problema identificado, alcanzando objetivos específicos. Así, un proyecto puede gestionarse por ejemplo, en el marco de una obra de construcción, del desarrollo de un producto o servicio en una empresa o con la finalidad de promover el desarrollo sostenible de una comunidad.

Este último tipo de proyectos está en auge, ya que frente a la crisis climática y la necesidad de mejorar la calidad de vida de las personas, se presentan como una vía efectiva para enfrentar desafíos con acciones concretas. En esta línea, pueden gestionarse proyectos vinculados a preservar el medio ambiente, como por ejemplo proyectos de energías renovables o de agua y saneamiento; y también proyectos que marquen una diferencia a nivel social como por ejemplo proyectos de educación o de cooperación internacional. 

Un ejemplo que ilustra la relevancia de implementar estas iniciativas es el del Banco Interamericano de Desarrollo, que se ha comprometido a fortalecer las capacidades de gestión de proyectos en Latinoamérica con el fin de promover el impacto positivo en la región. A través de sus Education Providers (EP) capacita a  project managers de toda la region con la metodología PM4R para una implementación ágil, eficaz y adaptable al cambio. Así se une a este propósito doinGlobal, que hace más de 4 años fue seleccionado como (EP) y a lo largo de ese tiempo ha formado a más de 4300 project managers de Latinoamérica, España y Estados Unidos.

Actualmente la gestión de proyectos ocupa un lugar central en los procesos de las instituciones y organizaciones. Es una implementación que marca una diferencia a la hora de mejorar procesos, servicios y productos. También es una vía eficiente para causar impacto positivo y transformar la realidad Los profesionales deben interiorizarse en esta práctica para destacar su perfil y ofrecer las mejores prácticas en su trabajo.

Conviértete en un profesional altamente calificado para gestionar proyectos exitosos que marquen una diferencia con las formaciones en gestión de proyectos dictadas por doinGlobal en calidad de Education Provider del Banco Interamericano de Desarrollo.

1. Pulse of the Profession 2020. Ahead of the Curve: Forging a Future-Focused Culture